Dem Pressewart obliegt die Aufgabe, die Spielberichte der einzelnen Mannschaften zu koordinieren und diese in bestimmte Internet-Foren und Homepages einzustellen sowie der Zeitung zu übermitteln. Er stellt somit das Bindeglied zwischen dem Verein und der Öffentlichkeit dar.

Wichtigkeit dieser Aufgabe: "Hätte die Stadtverwaltung nicht aus der Zeitung von unseren Ferienpassangeboten für Kinder erfahren, hätten wir nicht den Zuschuss von 500 € für die Jugendarbeit bekommen."

Politiker und Geschäftsleute bekommen ihre Informationen zu einem großen Teil aus der Lokalpresse. Je präsenter ein Verein ist, desto höher sind die Chancen, beachtet zu werden.

Um die Öffentlichkeit informieren und gegebenenfalls Fragen von Journalisten umfassend beantworten zu können, ist es wichtig, das der Pressewart über das Vereinsleben Bescheid weiß und regelmäßig Informationen aus dem Vorstand erhält.

"Eine gute Medienresonanz ist häufig nur dann zu erreichen, wenn der Vorstand davon überzeugt werden kann, dass Pressearbeit einer eigenen Logik folgt. Die Interessen des Vorstandes decken sich nicht notwendig mit den Erfordernissen, vor denen der Verantwortliche für Pressearbeit steht. Solche unterschiedlichen Perspektiven sind in vielen Vereinen Quellen von unerfreulichen und unproduktiven Auseinandersetzungen, sie sind nur sinnvoll zu lösen, wenn eindeutige und verbindliche Zuständigkeiten festgelegt werden."

Welche Informationen der Pressewart letztlich an die Presse weitergibt, sollte er selbst entscheiden dürfen, dabei aber natürlich (soweit möglich) zum Wohle des Vereins handeln. Man sollte aber bedenken, dass auch negative Nachrichten das Verständnis für den Verein fördern können. Eine Pressepolitik des "Verschleierns" führt auf die Dauer zu einer schlechten Zusammenarbeit mit Journalisten und einem Misstrauen bei der Bevölkerung.

Eine Pressemitteilung ist kein stilistisches Kunstwerk, sondern ein Arbeitsmittel für die Journalisten. Auf den verständlichen und lesbaren Inhalt kommt es an. Fakten zählen dabei mehr als ausgefeilte Formulierungen. Druckfertige PR-Texte sollten von faktenorientierten Pressemitteilungen getrennt werden. Auf Anschreiben, in dem ausdrücklich um Veröffentlichung gebeten wird oder diese gar fordern, sollte verzichtet werden. Ein freundlicher Hinweis auf mögliche Hintergrundgespräche, Vorabtermine, Fotomöglichkeiten oder Interviewpartner ist sinnvoller.

Der Redakteur sollte in einem Verein einen ständigen Ansprechpartner haben, der zu fast jedem Thema kompetent Auskunft geben kann und auch vom Verein dazu bemächtigt ist, dies zu tun. Durch den regelmäßigen Kontakt bekommen beide Seiten ein Gespür dafür, was dem Gegenüber wichtig ist; man kann sich gezielter zuarbeiten, und der Pressewart kann beispielsweise schon vor dem Verfassen einer Pressemitteilung entscheiden, ob der Anlass in der Redaktion überhaupt eine Chance auf Veröffentlichung hat.

Die Kontaktperson muss die Redakteure mit Informationen versorgen, aber nicht überfluten. Um zu erreichen, dass möglicherweise doch eine Kontaktaufnahme seitens der Redaktion erfolgt, sind persönliche Gespräche empfehlenswert, um sich besser kennen zu lernen. Auch hier muss der Pressesprecher wieder die Initiative ergreifen, in der Redaktion anrufen und einen Gesprächstermin vereinbaren. So kann man ein Gespür dafür entwickeln, welche Prioritäten die Zeitung setzt, welche Besonderheiten sie aufweist (z. B. eine Vereinsbeilage).

Bei einem Treffen kann zum Beispiel die Möglichkeit genutzt werden, mit dem Redakteur über zukünftige Projekte zu sprechen oder sich zu erkundigen, aus welchen Gründen beispielsweise die vorhergegangene Pressemitteilung gar nicht oder nur sehr verkürzt veröffentlich wurde.

Umgekehrt gilt natürlich in jedem Fall, dass wir uns für eine besonders gelungene Veröffentlichung bedanken. Kommt der Redakteur in den Verein, so muss sichergestellt sein, dass ein kompetenter Ansprechpartner anwesend ist. Dabei mag zwar der erste Vorsitzende gerne anwesend sein, aber das eigentliche Gespräch mit dem Journalisten sollte der Pressewart führen, da er am besten abschätzen kann, was der Redakteur wissen will. Natürlich muss er die Verantwortlichen für gewisse Projekte hinzuziehen.

Die Hauptaufgabe eines Journalisten besteht darin, Neuigkeiten zu finden und sie für die Leserschaft aufzubereiten. Doch es kommt nicht selten vor, dass solche Neuigkeiten für den Betroffenen höchst unerfreulich sind - sei es, weil die eingereichte Pressemitteilung übermäßig gekürzt wurde, falsch oder gar nicht veröffentlicht wurde, oder weil der Redakteur Fakten herausgefunden hat, die man im Verein bisher ignorierte. Hiermit muss der Pressewart umgehen und mit dem Redakteur sachlich darüber diskutieren - und auch im Verein darauf aufmerksam machen, dass er nicht die Instanz ist, die letztendlich über Art und Inhalt einer Veröffentlichung entscheidet, sondern nur als Zuarbeiter in punkto Informationen fungiert. Man muss immer bedenken, dass Journalisten nicht auf der Welt sind, um Vereine zu loben. Kommt es einmal zu einem schwerwiegenden Konflikt, so sollte man zunächst die Ursachen klären, bevor weitere Maßnahmen ergriffen werden. Möglichkeiten zur Korrektur bieten sich zunächst in Form einer zweiten Pressemitteilung oder eines richtigstellenden Leserbriefes.